הבסיס לשיווק באמצעות אירועים: אסטרטגיה, יצירת קשר ומדידה

בעידן שבו פלטפורמות אוטומטיות מבטיחות סקלביליות כמעט אינסופית ו-IA יכולה להתאים חוויות אישיות למיליונים, צצה מגמה מעניינת: עסקים משקיעים יותר ויותר באירועים פנים אל פנים, ולא פחות.

הסיבה לכך פשוטה: ככל שהנקודות הדיגיטליות מתרבות והטכנולוגיות מתקדמות, המפגש האנושי נהיה נדיר, ולכן גם יקר ערך יותר. בשווקים תחרותיים, שבהם ערוצים דיגיטליים רוויים בתוכן, אירועים מציעים משהו שהופך יותר ויותר נדיר: תשומת לב בלתי מחולקת, קשרים אותנטיים ובניית אמון דרך חוויות משותפות.

האתגר, אם כך, הוא לא האם להשקיע באירועים, אלא כיצד לעשות זאת בצורה אסטרטגית. ארגונים שמגיעים לתוצאות המרשימות ביותר הם אלו שמתייחסים לאירועים כקמפיינים קריטיים ומאוחדים, ולא כפעילויות מקריות, עם דגש על קידום מקדים, אינטראקציה במהלך האירוע, וטיפוח לאחריו.

הנה המדריך שמסביר את העקרונות הבסיסיים להצלחת תוכניות אירועים: תכנון אסטרטגי, בחירת פורמט, קידום, מדידה ושיתוף פעולה בין-צוותי הדרושים למקסום ROI.

למה אירועים עדיין חשובים בעולם ריבוי הערוצים?

המספרים מספרים את הסיפור בצורה ברורה. תעשיית האירועים העולמית צפויה לצמוח מ-1.2 טריליון דולר ב-2024 ל-1.35 טריליון דולר ב-2025, עם תחזיות שמגיעות ל-2.1 טריליון דולר עד 2032 – זאת צמיחה שמקדימה את רוב ערוצי השיווק המסורתיים.

לפי מחקר של ATN Event Staffing, 82% מהמשתתפים מעדיפים אירועים פנים אל פנים, בעוד ש-1% בלבד מעדיפים פורמטים וירטואליים.

העדפות אלו משקפות את מה שהמשתתפים מעריכים ביותר: נטוורקינג ספונטני, אינטראקציות פנים אל פנים שמבנות קשרים אמיתיים ושיחות אקראיות שהן לעיתים הרבה יותר בעלות ערך מאשר סשנים מתוכננים. הנוכחות הפיזית יוצרת אחראיות טבעית, כך שהמשתתפים נשארים מעורבים יותר, משתתפים באופן פעיל ומבנים קשרים ארוכי טווח בדרכים שפלטפורמות וירטואליות מתקשות לשחזר.

זאת לא אומרת שפורמטים וירטואליים לא מועילים – הם נשארים יעילים להעברת תוכן חינוכי, הכשרות והגעה לקהלים מרוחקים בצורה חסכונית. עבור אסטרטגיות היברידיות, הנתונים מראים כי האירועים הפיזיים צריכים להוביל, כאשר הווירטואליים משמשים כהרחבה ולא כחלופה שווה.

הנתונים על פסיכולוגיית המשתתפים מחזקים את השינוי הזה, כאשר 77% מהצרכנים מדווחים שהאמון שלהם במותג עלה בעקבות אינטראקציה באירוע חי, לפי ספק האירועים הגלובלי Freeman. אירועים מספקים את מה שלאלגוריתמים אין: את היכולת לדחוס חודשים של בניית קשרים לשעות, להתמודד עם התנגדויות בזמן אמת וליצור חוויות משותפות וייחודיות שמטפחות קהילה.

החוויות באירועים השתנו גם כן. לא עוד ימים שבהם הצלחה מתבטאת במילוי אולמות וניתוב תיקי שיווק לעסקים – היום המשתתפים מצפים לאירועים שיפעלו כקטליזטורים לקשר, יצירתיות וקהילה.

 

 

אסטרטגיה קודם: קהל יעד, מטרות ומיצוב

טעות נפוצה בשיווק אירועים היא דילוג על האסטרטגיה וקדימה ללוגיסטיקה. כדי להבטיח את התוצאה הטובה ביותר, ההכנה היא המפתח. לפני שנבחר מקום, נזמין דוברים או נחליט על מתנות ומזכרות, על משווקי האירועים לענות על שלוש שאלות בסיסיות שיגדירו את כל מה שיבוא אחריהם:

1. מהי אסטרטגיית השיווק של האירוע?
   אסטרטגיית שיווק אירועים היא תכנית מתועדת שמחברת את פורמט האירוע, קהל היעד, טקטיקות קידום ומדדי הצלחה עם מטרות עסקיות רחבות יותר. זהו ההבדל בין "לארח" אירוע לבין להפעיל אותו כעת asset שמייצר הכנסות.
2. איך מגדירים את הקהל שלך?
   התחושה של "לשלוח רשת רחבה" עלולה לפגוע בתוצאות ROI. אירועים מצליחים מתחילים ממיקוד מדויק בקהל, מגדירים את מי שצריך להיות נוכח כדי להצדיק את ההשקעה.

ההתחלה הטובה ביותר? פרופיל הלקוח האידיאלי שלך.

1. איך להגדיר את המטרות שלך?
   אם יש לך מטרות מעורפלות או לא ברורות, יש סיכוי גבוה לתוצאות ממוצעות. המטרות האפקטיביות ביותר יעמדו במסגרת SMART (ספציפיות, מדידות, ניתנות להשגה, רלוונטיות ומוגבלות בזמן) אך ימשיכו הלאה ויגדירו הצלחה במונחים עסקיים.

פורמט האירוע – פנים אל פנים, וירטואלי או היברידי?

בחירת פורמט האירוע תלויה במטרות שלך. אם המטרה היא יצירת קשרים עמוקים או הצגת מוצר חווייתי, אירוע פנים אל פנים הוא המנצח. אם המטרה היא להגיע לכמות גדולה ובחינם, אירוע וירטואלי יגיב טוב יותר.

באופן כללי, אירועים היברידיים משדרים את תוכן האירועים הפיזיים, ומאפשרים גישה לקהל רחב יותר, אך דורשים תכנון מתואם.

איך להניע רישום והגעה לאירועים?

כדי להבטיח את ההגעה, יש להתחיל מוקדם ולהשתמש במספר ערוצים. כדאי לשלוח הזמנות 6-8 שבועות מראש, ולשלוח תזכורות שבועיות לקראת האירוע. השתמש בקמפיינים בדוא"ל, פרסום ממומן ברשתות החברתיות ושותפויות עם מממנים.

איך לעצב את האירועים כך שיהיו מעורבים?

אחד המרכיבים המרכזיים להצלחה הוא שמירה על מעורבות המשתתפים לאורך כל האירוע. עם תוכן מעניין, דוברים מקובלים, סשנים אינטראקטיביים (שאלות ותשובות, הצבעות בזמן אמת), והזמנת משתתפים ליצור קשרים פרטיים.

מדדי KPI לאירועים

המדדים שצריך לעקוב אחריהם כוללים את שיעור הרישום, שיעור ההשתתפות, איכות המשתתפים, המעורבות, וההחזר על ההשקעה (ROI).

אופטימיזציה של ערך האירועים אחרי סיום

אל תשכח את הערך אחרי סיום האירוע – שלח הודעות תודה, שתף את נקודות השיא של האירוע והעבר תוכן נוסף למשתתפים. אירועים מספקים גם תוכן שיכול להיות מנוצל בקמפיינים דיגיטליים עתידיים, כך שההכנסות לא נגמרות ברגע שהאירוע נגמר.

לסיכום, שיווק אירועים הוא כלי חשוב בשיווק המודרני. בשוק דיגיטלי רווי, שבו כולם פונים לצופים, אירועים מספקים חוויות שמסייעות לבניית קשרים עם הקהל ויוצרות זיכרון ארוך טווח.

קראו עוד על: אודות.